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Das papierlose Büro - hat diese Vision Zukunft oder warum drucken wir so viel?

Das papierlose Büro - hat diese Vision Zukunft oder warum drucken wir so viel?

Das papierlose Büro - hat diese Vision Zukunft oder warum drucken wir so viel?

Steve Jobs aus dem Unternehmen Apple hat schon vor Jahren an Unternehmen weltweit appelliert, das papierlose Büro zu erschaffen. Inzwischen haben schon einige Firmen diesen Apell in die Tat umgesetzt, aber im Vergleich zu Büros, in denen nach wie vor die Zettelwirtschaft die Oberhand hat, ist die Anzahl der papierlosen Büros noch recht überschaubar. Woran liegt das? Dieser Frage haben wir uns interessehalber mal gewidmet, weil wir uns als Unternehmen dem Umweltschutz verschrieben haben und uns daher für alles interessieren, was im weitesten Sinne mit dem Thema zu tun hat.


Definition: Papierloses Büro

Wann ist ein Büro ein papierloses Büro? Laut Wikipedia ist das papierlose Büro "ein Büro, das zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet und ausschließlich EDV-gestützte Verfahren (Computer) einsetzt."


Um den Plan vom Büro ohne Papierkram tatsächlich umsetzen zu können, sind umwälzende Neuerungen in der Gestaltung der Arbeitsabläufe erforderlich und es muss neue Hardware angeschafft werden, die natürlich nur mit neuer Software funktioniert.


Im Einzelnen ist es erforderlich,

  • die Speicherung aller Dokumente auf elektronischen Datenspeichermöglichkeiten durchzuführen (z.B. Festplatten, CDs und andere digitale Speicherträger).
  • die Übermittlung von Dokumenten ausschließlich auf dem elektronischen Weg durchzuführen (Dateiserver, E-Mail, Messanger etc.)
  • bei der Versendung von Dokumenten darauf zu achten, dass diese eine rechtsgültige Form haben. Eine handschriftliche Unterschrift ist in den meisten Fällen eine Voraussetzung dafür. Die Umstellung auf elektronische Signaturen löst dieses Problem, stellt aber den Absender vor die Herausforderung, dass die Möglichkeit der elektronischen Signatur auch eingerichtet ist. U.a. ist die Anschaffung eines Systems vonnöten, das solche Lösungen unterstützt.
  • die bisherigen Methode zur Archivierung völlig neu zu überdenken. Im papierlosen Büro ersetzt Scannen und digitales Archivieren die Papier- und Aktenablage. Es gibt Programme für digitales Dokumentenmanagement, die für diese wichtige Funktion der Ablage bzw. der Archivierungen Lösungen parat haben.
  • ein Intranet einzurichten, also ein innerbetriebliches Informationssystem zu betreiben, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben.

Produktentwicklung und Geschäftsmodelle im Sinne der Nachhaltigkeit

Nicht alle Unterlagen eignen sich dafür, sie auf digitalen Datenträgern zu speichern. Doch selbst die Finanzämter in Deutschland wünschen Steuerunterlagen inzwischen auf dem digitalen Weg. In jeder Abteilung eines jeden Unternehmens ist es möglich, zahllose Ausdrucke und Kopien zu sparen und stattdessen die Original-Unterlagen digital zu speichern. Größere Unternehmen verfügen über eigene oder gemietete Server, die für automatische Backups sorgen. Auf diesem Weg ist den Aufbewahrungsfristen Genüge getan und die Unterlagen werden sicher archiviert. In kleinen Unternehmen kann die digitale Speicherung ebenfalls über einen gemieteten Server, oder, bei sehr kleinen Unternehmen, über eine externe Festplatte und der zusätzlichen Sicherung in einer Cloud gespeichert werden.


Die Umsetzung der Idee vom Papierlosen Büro haben schon einige Unternehmen zur Geschäftsidee gemacht. Große Unternehmen vermieten Server oder stellen Clouds zur Archivierung zur Verfügung. Hersteller von Druckern und Kopierern haben Geräte entwickelt, die kopieren, allerdings nicht auf Papier: Die Kopien werden direkt in einem voreingestellten Pfad digital archiviert. Das kann der Versand an eine festgelegte Mailadresse sein, aber auch die direkte Speicherung in einer Cloud oder auf dem Server in einem Ordner, der extern angesteuert werden kann. Softwarehersteller entwickeln hochwertige Dokumenten-Management-Systeme, um digitale Unterlagen übersichtlich zu archivieren.


Hindernisse bei der Umstellung auf digitales Dokumentenmanagement

Zuerst zu den Vorteilen: Digitales Dokumentenmanagement hilft bei der Optimierung vieler innerbetrieblicher Prozesse. Die Arbeitsabläufe beschleunigen sich, das spart Arbeitszeit und damit Personalkosten und nicht zuletzt werden Kosten für Material wie Papier oder Druckerpatronen eingespart. Schätzungen zufolge könnten bis zu drei Viertel der üblichen Kosten für Verbrauchsmaterialien eingespart werden. Darüber hinaus verursachen viele Ausdrucke und Kopien auch ein Lagerhaltungsproblem: Wenn der Aufbewahrungsfrist nicht auf dem digitalen Wege Genüge getan wird, so müssen umfangreiche Sammlungen von Aktenordnern in einem Archiv gelagert werden. Das verursacht Raum- und oft auch Personalkosten. Der ökologische Nutzen ist so groß, dass er in der Liste der Vorteile eines digitalgesteuerten Dokumentenmanagements unbedingt und in aller Deutlichkeit genannt werden muss.


Die Umstellung kostet aber erst einmal Geld. Nicht alle Betriebssysteme sind technisch dafür ausgerichtet und müssten erneuert oder ergänzt werden. Für das Anmieten von Servern, Clouds und anderen ECM Systemen (Enterprise- Content-Management) und Hilfsmitteln entstehen Kosten. Die flächendeckende Akzeptanz der elektronischen Unterschrift ist noch in Arbeit. Das liegt auch daran, dass die dafür benötigten Geräte und Softwarelösungen nicht allgemein verfügbar sind, vielen Usern befremdlich und umständlich erscheinen und daher nicht genutzt werden. Auch bei den Empfängern von digital übermittelten Dokumenten mit elektronischer Signatur hat es sich noch nicht ausreichend herumgesprochen, dass ein solches Dokument durchaus rechtsgültig ist, wobei es auch wieder Einschränkungen gibt und das wiederum gibt den Zweiflern letztendlich Recht.


Clouds, gemietete Speicherplätze auf Servern, die sich nicht innerhalb des firmeneigenen Systems befinden - solche Voraussetzungen für die Umsetzung des Plans, künftig überhaupt kein Papier mehr zu verwenden, stößt bei vielen Anwendern auf Misstrauen. Begriffe wie "Datenmissbrauch", "Ausspionieren" oder auch die Furcht vor einer mangelhaften Datensicherung stehen im Raum. Abgesehen von den finanziellen Aufwendungen für eine komplette Umstellung und von der mancherorts vorhandenen Hemmschwelle, sich neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen zu zeigen, ist das einer der wesentlichen Hindernisse.


Das papierlose Büro setzt sich nur langsam durch

Es gibt aber noch einen Stolperstein, der nicht unwesentlich ist. Bei einer papierlosen Kommunikation gibt es nicht nur den Absender, der vielleicht bereits auf die moderne Form des Dokumentenmanagements umgestellt hat, sondern auch einen Empfänger, der mit ziemlicher Wahrscheinlichkeit noch nach der bisherigen Methode arbeitet. Das bedeutet für den Empfänger eine Erhöhung der Kosten, denn die Anzahl der nötigen Ausdrucke wird steigen. Einer konfliktfreien Geschäftsbeziehung kann diese Situation leider im Wege stehen.


Papiergebundene Standardverfahren genießen die Vorteile des Gewohnheitsrechts. Es muss nicht unbedingt an der allgemeinen EDV-Kompetenz von Mitarbeitern (und Chefs) liegen, wenn sich das papierlose Büro nur langsam durchsetzen kann. Was sich jahrzehntelang bewährt hat, ist schwer von seinem angestammten Platz zu vertreiben. Dennoch machen sich viele Unternehmen daran, die internen Abläufe zumindest Schritt für Schritt umzustellen. Diese schrittweise Umstellung ist aber auch von Hindernissen geprägt. So ist beispielsweise bei paralleler Anwendung von Papier- und EDV-Lösungen die Fehlerquote ziemlich hoch. Solange digitale Methoden und Papierlösungen nebenher laufen, kann leicht ein wichtiger Schritt vergessen werden. Außerdem steigen für diese Zeit zumindest die Personalkosten deutlich. Aus diesem Grund ist es auch ratsam, als Ziel die völlige Abschaffung der Papiernutzung zu haben und die Zeit der schrittweisen Umstellung so kurz wie möglich zu halten, denn nur so ist eine optimale Ausnutzung der Vorteile des papierlosen Büros erreichbar. Wer Papier nicht komplett abschaffen will, kann trotzdem viel für die Umwelt und für den eigenen Geldbeutel tun, indem immer dort, wo es möglich ist, auf einen Ausdruck eines digital erstellten Dokuments verzichtet wird.


Sparen im ökologischen und ökonomischen Sinn, auch ohne papierloses Büro

Bis es soweit ist, wird in deutschen Büros und am heimischen Schreibtisch nach wie vor mit Papier gearbeitet. Dieses wird bedruckt und dazu braucht man einen Drucker, der passende Druckerpatronen benötigt. Viele dieser Modelle sind als Multifunktionsgeräte auch mit Kopier- und Faxfunktion ausgestattet. Die eingesetzten Tonerkartuschen, Tinten- und Druckerpatronen sind bei häufiger Nutzung schnell leer und genau hier ergibt sich dann auch für das Büro mit Papiernutzung ein Einsparungspotential. Die Leermodule können nämlich an geldfuermuell verkauft werden! Das zertifizierte Entsorgungsunternehmen sorgt anschließend für eine Rückführung der leeren Patronen in den Wertekreislauf. Die meisten Module können wieder befüllt und erneut verwendet werden. Der günstigere Kaufpreis der so genannten Refill Druckerpatronen spart nicht nur dem Verbraucher Kosten. Diese Vorgehensweise schont auch die Umwelt und hat einen finanziellen Vorteil für den Einsender der leeren Druckerpatrone. Wie hoch der Ankaufspreis für leere Druckerpatronen ist, kann online ermittelt werden und hier kann jeder nachlesen, wie das Verkaufen von Leermodulen funktioniert.


Fazit: Es kann und wird voraussichtlich auch noch eine ganze Zeit dauern, bis die Vision vom hundertprozentigen digitalen Dokumentenmanagement flächendeckend in die Realität umgesetzt werden kann. Bis dahin ist es sehr wichtig, weiterhin über umweltschonende Lösungen von aktuellen Problemen nachzudenken und diese nicht zu vernachlässigen.


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wurde erstellt am

Das papierlose Büro - eine machbare Vision? - Das papierlose Büro ist als Idee und Vision auf dem Weg zur Realisierung, aber in ganz kleinen Schritten. Hier lesen Sie von Vorteilen und Hindernissen - 26.07.2015

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